Wat verwacht de belastingdienst van uw onderneming?

Als bedrijfsvoertuigen soms prive worden gebruikt wilt u mogelijk een bijtelling door de belastingdienst voorkomen. Hier worden veel vragen over gesteld hoe de belastingdienst hier mee omgaat.

In het kort leggen we hieronder uit wat de belastingregels inhouden.

Voor elk bedrijfsvoertuig die door een werknemer ook prive wordt gebruikt wordt door de belastingdienst gemaand een bijtelling te betalen. Afhankelijk van het soort voertuig kan dit 14%, 20% of 25% zijn. De bijtelling wordt bij het loon van de werknemer opgeteld enhij/zij betaalt daar belasting- en premies over.

U mag de bijtelling alleen achterwege laten als er overtuigend bewijs is dat de werknemer niet meer dan 500 kilometer per kalenderjaar privé rijdt. Dit overtuigende bewijs kan op verschillende manieren worden geleverd:

• Uw werknemer zorgt voor een sluitende rittenregistratie, die door u wordt gecontroleerd (de rittenregistratie behoort tot de administratie van uw bedrijf).
• Uw werknemer heeft een schriftelijk verbod op privégebruik van de auto. U moet daarop controleren. Als uw werknemer zich hier niet aan houdt, moet u hiervoor een passende sanctie opleggen.
• Uw werknemer heeft een 'Verklaring geen privégebruik auto' aangevraagd bij de belastingdienst. Als uw werknemer een kopie van de verklaring aan u geeft, mag u de bijtelling wegens privégebruik van de auto niet meer bij het loon van uw werknemer tellen. Als bij controle blijkt dat uw werknemer meer dan 500 kilometer voor privégebruik heeft gereden met de auto, dan moet deze alsnog belasting betalen voor dit gebruik.

Let op! Er is voor de inkomstenbelasting ook sprake van een auto van de onderneming als uw werknemer in zijn eigen auto rijdt, terwijl u alle kosten van die auto vergoedt.

Mocht de belastingdienst, ondanks de "Verklaring privegebruik auto" of het schriftelijke verbod op privegebruik van de auto, achteraf toch nog concluderen dat er meer dan 500 km prive is gereden, dan dient u achteraf het eventuele ongelijk aan te tonen en mogelijk de bijtelling alsnog op uw werknemer te verhalen. Hoe zou u dit moeten doen? Wat gaat u doen als de werknemer inmiddels uw bedrijf heeft verlaten? Wat zijn de gevolgen achteraf voor de slpitsing van de BTW verrekening prive / zakelijk? Hoeveel kosten zijn hiermee gemoeid om de loonadminstratie hiervoor achteraf op orde te krijgen? Het is daarom beter om de kilometers vooraf  op automatische wijze met de IntellentBox te registreren en een sluitend bewijs te hebben.

• Eindheffing.

Veel onduidelijkheid is er over de Eindheffing; Een heffing die misschien niet nodig is als u de IntellentBox gebruikt. Als er door de aard van het werk samen met 1 of meer collega’s een bestelauto doorlopend afwisselend wordt gebruikt, is het vaak moeilijk om de regeling voor privégebruik individueel toe te passen. Als de werkgever de regeling voor het privégebruik niet individueel kan toepassen, moet hij eindheffing toepassen op het voordeel van het privégebruik. Deze eindheffing komt voor rekening van de werkgever. Voor de werknemer houdt dat in dat de bijtelling niet tot het loon wordt gerekend en dat er ook geen loonbelasting/premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw op uw loon worden ingehouden. U hoeft in dat geval geen rittenregistratie bij te houden. Maar u moet wel aantonen dat het voertuig na kantoortijd op de "zaak" blijft staan en dat u kunt dat per dag meer dan 3 personen het voertuig gebruiken. Er zou immers met de afkoop (de Eindheffing) alsnog prive gereden kunnen worden. Ook dat moet worden aangetoond. Gebruik het geld van de jaarlijks terugkerende Eindheffing beter door met een gering bedrag te investeren in de IntellentBox en de IntellentBase met alle bijkomende voordelen van dien.

Raadpleeg svp de site van de belastingdienst voor nadere informatie welke tevens de bron is van deze site: http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/ondernemen_autokosten/

U kunt met een sluitende rittenregistratie bewijzen dat u, op kalenderjaarbasis, niet meer dan 500 privékilometers hebt gereden. In de rittenregistratie moet u het volgende vermelden: 

• het merk van de auto
• het type van de auto
• het kenteken van de auto
• de periode waarin u de auto tot uw beschikking hebt
• de ritgegevens
  Een rit is de enkele reisafstand van de ene naar de andere plaats

Gegevens per rit

Per rit moet u de volgende gegevens vermelden:

• de datum
• de begin- en eindstand van de kilometerteller
• het adres van vertrek en het aankomstadres. Als u vanaf uw werkadres naar een afspraak rijdt en daarna weer terug, schrijft u de aankomst- en vertrekadressen op van zowel de heen- als de terugreis
• de route die u hebt gereden, als u niet de meest gebruikelijke route hebt genomen
• of het een privérit is of een zakelijke rit
• de privé-omrijkilometers als u tijdens dezelfde rit zakelijke kilometers en privékilometers rijdt

Voorbeeld 1

U reist heen en terug van uw woning naar uw werk. U werkt de hele dag op dezelfde plaats. De enkelereisafstand is 40 kilometer. In de rittenregistratie moet u die dag dan 2 ritten registreren: de rit van uw woning naar uw werk (40 kilometer) en de rit van uw werk naar uw woning (40 kilometer).

 Voorbeeld 2

U reist van uw woning naar uw werk (enkelereisafstand 40 kilometer). Van uw werk reist u naar klant A (30 kilometer), van klant A reist u naar klant B (25 kilometer), van klant B reist u naar klant C (10 kilometer), van klant C reist u weer naar uw werk (15 kilometer) en aan het einde van de werkdag reist u van uw werk naar uw woning (40 kilometer). U moet die dag 6 ritten registreren: 

• van uw woning naar uw werk (40 kilometer)
• van uw werk naar klant A (30 kilometer)
• van klant A naar klant B (25 kilometer)
• van klant B naar klant C (10 kilometer)
• van klant C naar uw werk (15 kilometer)
• van uw werk naar uw woning (40 kilometer)

Prive auto in gebruik voor de zaak

Als uw werknemer zijn auto inzet voor de zaak dan mag hij/zij 19 cent per km aftrekken van de belasting. Vaak worden deze kosten bij de zaak gedeclareerd. Als werkgever ontvangt u de km declaratie en gaat er u er van uit dat de opgegeven kilometers gereden zijn. Eenvoudiger is het om deze kilometers door de IntellentBox te laten registreren, de verzamelde gegevens daarna af te drukken en deze door de werknemer te laten controleren. U weet nu zeker dat u niet teveel uitkeert.

Bel of mail ons vandaag nog voor offerte, informatie of een demonstratie. Neem nu contact op met ons of met de belastingdienst.

Wat verwacht de belastingdienst aan registratie?

Met een rittenregistratie kunt u aantonen dat u op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden. In de rittenregistratie moet u het volgende vermelden:

• het merk van de auto
• het type auto
• het kenteken van de auto
• de periode waarin u de auto hebt gebruikt
• de ritgegevens

U vermeldt per rit:

• de datum
• de begin- en eindstand van de kilometerteller
• het vertrek- en aankomstadres. Had u een afspraak en reed u daar vanaf uw werkadres heen en daarna weer terug, dan hebt u 2 ritten gemaakt.
• de route die u hebt gereden, als u niet de meest gebruikelijke route hebt genomen
• of het een privérit is of een zakelijke rit
• de privé-omrijkilometers als tijdens een rit zowel zakelijke als privékilometers worden gereden

Als uw rittenregistratie niet voldoet aan deze eisen of als u geen rittenregistratie hebt bijgehouden, dan moet u de bijtelling privégebruik auto verrekenen met de autokosten van uw onderneming. Kunt u echter op een andere manier aantonen dat u op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden, dan hoeft u niets te verrekenen.